Einkauf optimieren in 7 Schritten

Optimierung des Einkaufsmanagements in sieben Schritten

Als Einkaufsoptimierer setzt Kloepfel Consulting auf Beratung. Doch die bestehenden Strukturen kann jeder prüfen und optimieren – für sich und am Schreibtisch. Der Kloepfel-Blog verrät Ihnen, worauf es ankommt.

Von Duran Sarikaya

Für die Optimierung des Einkaufsmanagements ist jeder Zeitpunkt der richtige Zeitpunkt, die grundlegenden Veränderungen der Einkaufsbedingungen, insbesondere auf globaler Ebene, machen eine Weichenstellung derzeit aber noch sinnvoller.

Durch steigende Löhne verliert China seinen Status als Einkäuferparadies. Daher ziehen sich viele Unternehmen bereits zurück. Manche qualifizieren stärker ihre chinesischen Lieferanten. Andere diskutieren über Nordafrika. Eines ist jedoch sicher: Die globalen Lieferketten werden sich grundlegend ändern.

Unsere Anleitung ist nicht auf das Global Sourcing hin ausgerichtet, vielmehr passt sie zu jedem Unternehmen. Vielleicht besinnt sich der ein oder andere gerade jetzt zurück in den Euro-Raum. Egal welche Ausrichtung Ihre Einkaufsabteilung derzeit erfährt: Unsere Optimierung des Beschaffungsmanagements in sieben Schritten zeigt die Entwicklung vom Keim der Datenanalyse bis hin zur Blüte des Einkaufserfolgs.

Einkauf optimieren

Einkauf optimieren

Einkauf optimieren

Schritt 1: Bedarfsspezifizierung und -analyse

Die Bedarfsspezifizierung im Sinne der Einkaufsoptimierung umfasst neben der Aufnahme, Erhebung und Erzeugung sämtlicher relevanter kaufmännischen und technischen Datensätze des betreffenden Einkaufsvolumens auch alle Informationen über Status und Historie von bestehenden Lieferantenbeziehungen. Bestelldaten, Informationen über Preise, Zahlungs- und Lieferkonditionen sowie Lastenhefte, Zeichnungen oder sonstige technische Spezifikationen allein reichen nicht aus, um bestehende Geschäftsbeziehungen abzubilden. Vor allem auch der möglichst neutrale, nicht betriebsblinde Blick auf gewachsene Bindungen, sowohl struktureller als auch organisatorischer und menschlicher Natur ist Ausgangspunkt für einen fruchtbaren Wandel im Einkauf. Die systematische Auswertung der Datensätze ist der Grundstein zur Offenlegung von Optimierungspotenzialen und zur späteren Strategieentwicklung.

Schritt 2: Lieferantenrecherche

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für den weiteren Verlauf des Optimierungswegs ist die zielgerichtete Recherche und Auswahl der im Einzelfall richtigen situations- und bedürfnisgerechten Alternativlieferanten. Die spätere Abbildung des Marktpreisniveaus wird umso aussagekräftiger, je größer die Stichprobe der Alternativen ist – so die deskriptive Statistik. Hierbei eröffnet häufig auch der internationale Vergleich neue Handlungsalternativen. In diesem Stadium ist der zukünftige Nutzen des Alternativ-lieferanten noch völlig offen. Er kann als Benchmark dienen, Innovation durch neues Wissen auslösen oder schließlich ein neuer strategischer Partner werden. Parallel zur zeitintensiven Vorbereitung strategischer Veränderungen können kurzfristig realisierbare Einkaufserfolge abgeschöpft werden. Wenig komplexe Bedarfsgruppen hohen Substituierungsgrades, darunter fallen Themenkomplexe wie Verpackungen, Entsorgung, Bürobedarfe oder Working-Capital-Optimierungen, sind Kandidaten für Quick-Wins.

Schritt 3: Die richtige Ausschreibung

Das Hauptwerkzeug des Benchmarkings und damit zur Bestimmung von Marktpreisniveausist die Ausschreibung – sie macht aus Marktteilnehmern Wettbewerber und ist die Messlatte der Erfolgsermittlung. Die Grundsätze der Erstellung und Durchführung von Ausschreibungen sind einfach, aber bedürfen der besonderen Sorgfalt. Der frühzeitige Einbezug der Funktionsbereiche Technik und Konstruktion ist unabdingbar. Die möglichst detaillierte technische Abbildung erhöht die Rücklaufquote und –geschwindigkeit der Ausschreibung, vermeidet Frageschleifen und ermöglicht Transparenz und Vergleichbarkeit. Ein hartnäckiges Lieferantenmarketing ist unverzicht-bar.

Schritt 4: Angebotsauswertung und Strategieentwicklung

Die fundierte Offertenanalyse ist schließlich die Basis der strategisch-konzeptionellen Ausrichtung eines jeden Ansatzes zur Optimierung. Ihre Erkenntnisse liefern die essenziellen Aussagen zur Vorbereitung von Preisverhandlungen und legen den Grundstein für Wechselentscheidungen und Wandel. Die systematische Strategieentwicklung schließlich ermöglicht marktspezifische Lösungsansätze für sämtliche Beziehungssituationen.

Schritt 5: Lieferantenverhandlung

Das Lieferantengespräch als Kern des Optimierungsmanagements entscheidet über sämtliche Facetten der Kooperation. Neben der Beziehungspflege strategischer Partnerschaften bahnt es neue Geschäftsbeziehungen an und ist Auslöser der Ersparnisgenerierung. Der kreative Spielraum zur inhaltlichen Ausgestaltung der kommunikativen Interaktion ist vielfältig. Das kooperative Gespräch als Chance für wechselseitige Verbesserungen, die Frontalverhandlung zur Formung von definierten Zielzuständen oder Live-Auktionen sind nur Beispiele vielfältiger Möglichkeiten. Dabei bilden die Kunst des richtigen Wortes, Überzeugungskraft und Verhandlungsgeschick den Werkzeugkasten des Verhandlungsführers.

Schritt 6: Vergabeentscheidung

Das Fällen einer Entscheidung scheint oft einfacher als es tatsächlich ist. Die Stärkung von bestehenden Lieferantenpartnerschaften im Falle des Konsens stellt die wahrscheinlich häufigste und reibungsärmste Lösungsvariante dar. Fällt die Entschei-dung der Einkaufsverantwortlichen aufgrund ungleich höherer Verbesserungspotenziale jedoch auf das Eingehen einer neuen Bindung, gilt es, zunächst eine Vielzahl von Köpfen davon zu überzeugen.

Schritt 7: Strategische Implementierung

Die strategische Implementierung alternativer Lieferanten oder innovativer Produkte wird bei einer Nichtrealisierbarkeit von Verbesserungen mit Bestandslieferanten zur Notwendigkeit. Die Durchführung hängt jedoch häufig nicht von der tatsächlichen Machbarkeit ab, sondern vom Willen der Bezwingung einer oft scheinbar unüberwindbaren Hürde – der Abkehr vom Gewohnten. Das Phänomen, das das Forschungsfeld der Organisationsentwicklung den Vorrang der Ersterfahrung nennt, veranlasst Menschen, den Bau neuer Brücken zu hemmen. Tritt dieser Fall ein, so können einfache Instrumente des organisatorischen Wandels Abhilfe schaffen, wie etwa die Illustration der Chance oder die erhöhte konzeptionelle Beteiligung der Mitarbeiter. Eine Anpassung des Optimierungswegs an den vorherrschenden Bedürfniszustand ist jedoch unabdingbar. Wertanalytische, fertigungstechnische und prozessseitige Betrachtungen sind zu integrieren. Eine Optimierung des Einkaufsmanagements durch betriebsneutrale Dritte beschert mittelständischen Unternehmen in der Regel Kostenerleichterungen von durchschnittlich sieben Prozent des gesamten Beschaffungsvolumens. Ein deutlicher Erfolgsträger ist hierbei ein funktionierendes Schnittstellenmanagement zwischen Technik und Einkauf.

Der gezielte Blick auf den Einkauf lohnt sich nach wie vor für alle Marktteilnehmer, denn überall gilt: Ein Euro gespart, ist ein Euro verdient.

Written by

D.Sarikaya