Fünf Tipps für progressives Lieferantenmanagement

Autor: Ralf Windmüller
Datum: 24.11.2016

Umfangreiche Informationen über Lieferanten mittels Supplier Information Management (SIM)

Während altbewährte ERP-Systeme aus dem Einkauf und der Buchhaltung nicht mehr wegzudenken sind, haben die effektive Erneuerung von Stammdaten und ein planvoller Einkauf bei vielen Firmen noch nicht Einzug gehalten. Die moderne Konzeption des Supplier Information Management (SIM) kann mittels neuer Technologien dabei helfen das Lieferantenmanagement zu revolutionieren, indem es allen beteiligten Abteilungen und Managern einen allgemeinen Überblick über die Lieferanten anzeigt. Neben diesem Stammdatenmanagement kann das Lieferanten-Onboarding ausgebaut werden, was eine gründlichere Kooperation ermöglicht. Dies wiederum hilft beim Ausbau wirksamer Kontrollmechanismen und kann so die Firmenstrategie nachhaltig verbessern. Nachfolgend sollen die wichtigsten Praxis-Tipps bezüglich ihrer Zweckmäßigkeit und ihrer Realisierbarkeit in Firmen kurz dargestellt werden.

Progressives Lieferantenmanagement

Progressives Lieferantenmanagement

Zentralisierung der Informationen
Neben den gängigen Stammdaten der Lieferanten müssen auch Infos des Risk- und Compliance-Managements berücksichtigt werden, um entsprechende Richtlinien im Einkauf und der Buchhaltung zu verankern. Des Weiteren kann die Einbeziehung von R&D-Abteilungen sowie des Vertrags- und Qualitätsmanagements die Auswahl der Lieferanten erleichtern, indem zusätzliche Informationen bereitgestellt werden. Die kooperative Definition der benötigten Informationen, Daten und Dokumentationen durch die Einkaufs- und Finanzabteilungen sollte vor dem Onboaring neuer Lieferanten erfolgen, wobei eine Checkliste dabei helfen kann, alle Erfordernisse im Blick zu haben. Im nächsten Schritt gewährt die Beschaffung neue Zulieferer anhand einer Kategorie-Strategie, danach erst werden die Stammdaten durch die Buchhaltung oder eine eigenes Team hinzugefügt. Dadurch werden Unternehmen in die Lage versetzt, das Onboarding neuer Lieferanten abteilungsübergreifend zu organisieren.

Etablierung wirkungsvoller Supply-Base-Taktiken
Größere Firmen managen die Daten ihrer Lieferanten meist zentraler als kleinere. Bei der Verwaltung der Daten sollen so geringe Kosten wie möglich anfallen, wobei bei weniger Lieferanten eine höhere Chance für die Reduzierung von Ausgaben und P2P-Prozesskosten durch SIM besteht. Ebenfalls sind Fortschritte, wie beispielsweise Prozessautomatisierungen, leichter einzubauen. Die Prüfung der Notwendigkeit von neuen Lieferanten ist essentiell, vor allem die Frage, ob ein privilegierter Partner den Bedarf nicht schon jetzt sinnvoll erfüllen kann. Bei Einmallieferungen sollte ein Prozess implementiert werden, der bürokratiearm ist, trotzdem aber die wichtigsten Compliance-Richtlinien erfüllt.

Vermeidung kostenintensiver Lieferkettenstörungen
Effizientes Risk-Management hilft bei der Vermeidung von Lieferkettenunterbrechungen durch nicht vorhersehbare Ereignisse und beim Erkennen unethischen Verhaltens von Seiten Dritter, was zu Reputationsrisiken führen kann. Daher ist ein kategorisches Screening der Lieferanten gemäß bestimmten Risikoprofilen essentiell. Zudem muss sichergestellt sein, dass neue Lieferanten die nötigen Compliance-Richtlinien einhalten. Dabei ist die größte Herausforderung, dass die mehr und mehr internationalen Lieferanten das Risikomanagement komplexer werden lassen. SIM-Ansätze ermöglichen eine Validierung von Informationen über Drittanbieter in Echtzeit und überwachen so die Einhaltung von Geboten. Dies verringert merklich den Aufwand des Datenmanagement-Teams und es können zusätzlich Screenings im alltäglichen Betrieb stattfinden.

Schaffung vernetzter Purchase-to-Pay-Kanäle
Große Unternehmen haben normalerweise genaue Ideen über ihren Einkauf, ihre Rechnungen und über die Bezahlung ihrer Lieferanten. Zur Einhaltung dieser Disziplin muss das Einsetzen neuer Anbieter folgerecht in den definierten Kanälen stattfinden. Dabei sind oft weitere Maßnahmen wie das Einrichten von E-Katalogen, das Aufsetzen von Purchasing-Cards oder das Onboarding in ein vorhandenes E-Invoicing-System notwendig. Techniken, die Buy-Pay-Kanäle über den kompletten Procure-to-Pay-Prozess effektiv verknüpfen, erreichen dabei die größtmögliche Wirksamkeit. Firmen ohne klar festgelegte Buy-Pay-Kanäle sollten neue Lieferanten mittels eines unkomplizierten Prozesses akquirieren und diese gleichzeitig animierten, E-Kataloge und digitale Rechnungen zu verwenden.

Unterstützung der Working-Capital-Strategie
Die Möglichkeiten, wie Prozesse des Einkaufs den Cash-Flow optimieren können, sind multipel und einige davon lassen sich beim Onboarding der Lieferanten implementieren. Große Unternehmen haben meistens eine genaue Vorstellung über ihre finanziellen Ziele und stimmen darauf ihre Zahlungsstrategie ab, welche in den Onboarding-Prozess integriert werden sollten. Neue SIM-Plattformen bieten Managern die nötige Flexibilität zur Gestaltung der Lieferantenbeziehungen, um die Strategie der Zahlung selbstbestimmt zu gestalten. Dies soll heißen, dass die Unternehmen besser kontrollieren können, wie und wann sie die Zulieferer bezahlen. Durch einen Überblick über vorhandene Bedingungen ist es den Einkäufern möglich, günstigere Zahlungsvereinbarungen mit ihren Partnern zu verhandeln. Dabei muss bedacht werden, dass Cash-Management-Taktiken unbedingt einen automatischen Rechnungsprozess brauchen und altmodische Rechnungen auf Papier kaum rentabel wären. Einkauf und Kreditorenbuchhaltung müssen im Vorhinein des Lieferanten-Onboarding eng kooperieren, damit die Zahlungsanforderungen an neue Partner genau definiert werden können.

Quelle: http://www.computerwoche.de/a/fuenf-praxistipps-fuer-modernes-lieferantenmanagement,3324600

Written by

R.Windmueller