Working Capital Management – ein „altbewährtes“ Tool zur Optimierung der Unternehmensprozesse
Das „Working Capital (WC)“ eines Unternehmens beschreibt die interne Bilanzkennzahl zur spezifischen Analyse der eigenen Liquidität. Bewegt sich dieser Wert unter Null, besteht eine Gefahr der Illiquidität. Zudem dient das WC als Indikator u.a. für eine optimierungsbedürftige Lagerhaltung sowie ein schlechtes Vorrats-, Forderungs- und Verbindlichkeitenmanagement.
Ansatzpunkte zur Optimierung der drei genannten Unternehmensprozesse lassen sich wie folgt beschreiben:
1. Ein verbessertes Vorratsmanagement durch:- Reduktion der Vorräte- Controlling von Bestellmengen- Just-in-Time-Lieferungen- Beachtung der Lieferzeiten u.a.
2. Ein verbessertes Forderungsmanagement durch:- Reduktion der Forderungen- Erhöhung der Barverkäufe- Verkürzung von Zahlungszielen- Definition von Kunden-Kreditlimits- Optimierung des Mahnwesens u.a.
3. Ein verbessertes Verbindlichkeitenmanagement durch:- Ausweitung der Verbindlichkeiten- Zahlungsvereinbarungen mit Hauptlieferanten- Standardisierung der Einkaufskonditionen- Substitution von Lieferanten u.a.
Anlass für die Fragestellung, inwieweit ein effizientes WCM durch Beschaffungsoptimierung die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gewährleisten kann, ist die allgegenwärtige Wirtschafts- und Bankenkrise, die die externe Finanzierung durch Banken schwierig bis unmöglich gestaltet.
Zudem wird die Fremdfinanzierung durch Aspekte wie eine sich stetig negativ verändernde Konjunktur sowie eine Welle von Neuregelungen beeinflusst und Unternehmen werden darauf mit Forderungen nach erhöhten Zinsen sowie Renditen reagieren.
Ein favorisiertes und v.a. effizientes Tool zur Abschwächung der Rezessions-Konsequenzen ist das Working Capital Management, denn zum einen wird das WC umgehend optimiert und zum anderen wird die Unternehmens-Liquidität mittels der Minimierung von Bindungsdauern des Arbeitskapitals gesichert.
WCM – als firmeninterne Finanzierungsform – ist zwar kein völlig innovativer Lösungsansatz bei Liquiditätsengpässen, jedoch wurden und werden Aspekte wie Rentabilität und Unternehmensumsatz in den meisten Unternehmen priorisiert. Desweiteren wird ein WCM oftmals nur situationsbedingt angegangen, d.h. eine regelmäßige Analyse und Kontrolle der erwirkten Erfolge besteht nicht.
Grund dafür können u.a. eine undefinierte Verantwortlichkeit sowie fehlende Entscheidungsfähigkeiten oder schlicht mangelndes Know-How der Mitarbeiter sein.
Für eine authentische Analyse des Working Capital im Hinblick auf die Definition, Quantifizierung sowie das Controlling von vorher formulierten Targets sind folgende unternehmensrelevante Kennzahlen entscheidend:
• Days Sales Outstanding (DSO), bezeichnet die Kapitalbindung durch Forderungen, ausgedrückt in Tagen bzw. die Tage von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
• Days Payables Outstanding (DPO), meint die Kapitalfreisetzung durch Verbindlichkeiten, ausgedrückt in Tagen bzw. die Tage vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsanweisung
• Days Inventory Held (DIH), beschreibt die Kapitalbindung durch Lagerbestände, ausgedrückt in Tagen
• Days Working Capital (DWC), benennt die Dauer, in welcher das firmeneigene Kapital/Umlaufvermögen gebunden ist und somit für das Unternehmen „illiquid“ ist -> DWC = DSO + DIH – DPO
In einer von uns implementierten Benchmarkstudie haben wir durch die Analyse aller o.g. Kennzahlen erhebliche Distanzen zwischen den durchschnittlichen und den „besten“ Werten feststellen und somit auch enorme Optimierungspotenziale – speziell im Bereich des Vorrats- und Forderungsmanagements - identifizieren können.
Mittels eines von uns erfolgreich durchgeführten Projektes möchten wir einmal die Möglichkeiten eines effektiven WCM aufzeigen: Ein Unternehmen mit einem Umsatz von 750 Mio. € und einem Working Capital von 68 Tagen bindet ca. 140 Mio. €. Erreichen wir es, diese Bindungsdauer um lediglich 5 Tage zu minimieren, wird ein Betrag von ca. 10 Mio. an liquiden Mitteln frei (jedoch nur einmalig). Zusätzlich wird aufgrund des Kapitalkostensatzes von 7% ein dauerhafter Zinseffekt von knapp 700.000 € generiert.
Im Folgenden drei beschaffungsrelevante Ansatzpunkte, die maßgeblich für die Optimierung des WC sein können:
1. „Order to cash“ beinhaltet:
- Den Prozess von der Auftragsabwicklung bis zum Zahlungseingang
- Das Aufnehmen und Bearbeiten von Bestellungen
- Die Konfiguration von Produkten
- Die Gestaltung des Preises
- Die Prüfung der Verfügbarkeit
- Die Vertragsverwaltung
- Die Kalkulation und das Verschicken von Rechnungen
Hilft Geschäftsprozesse zu beschleunigen, den Kundenservice zu optimieren und die Transaktionskosten zu senken
2. „Procure to pay“:- „von der Beschaffung bis hin zur Bezahlung“- Paraphrasiert den gesamten Vorgang von der Bestellung über die Auslieferung und Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungseingang und dem Mahnwesen
3. „Forecast to fulfill“:- „von der Umsatzplanung bis hin zur Leistungserstellung“- Konzentriert sich auf die Produktion, Lagerung, Prognose sowie Auftragsabwicklung
Eine langfristige Optimierung mittels eines WCM kann nur effektiv sein, wenn dies abteilungsübergreifend - in Vertrieb, Produktion, Logistik und Verwaltung/Buchhaltung – geschieht. Dafür muss ein adäquates Know-How der verantwortlichen Mitarbeiter sowie Kompetenzen zur Identifizierung von Interpendenzen und Zusammenhängen gewährleistet werden.
Mittels eines durchdachten Optimierungsplans und der drei oben erläuterten Modelle zur Verbesserung des WC können nicht nur Optimierungsmaßnahmen priorisiert, sondern gleichzeitig auch Konflikte der vorgegebenen Targets identifiziert werden. Notwendig ist solch eine strukturierte „Vorüberlegung“, um nicht nur eine rasche, sondern v.a. nachhaltige Verbesserung zu generieren.
Unsere „strukturierte projektorientierte Vorgehensweise“ setzt sich aus einer detaillierten Analyse der firmenspezifischen WCM-Situation und einer anschließenden Bewertung der erarbeiteten Ergebnisse zusammen. Daraus ergeben sich zum Schluss die entsprechenden Maßnahmen und geeigneten Optimierungs-Instrumentarien, die ein für die Unternehmens-Zukunft effizientes WCM herauskristallisieren:
Schritt 1: genaue Datenanalyse der Ist-Situation im Hinblick auf das WCM
Schritt 2: Implementierung der identifizierten Optimierungsmaßnahmen
mittels der auserkorenen Instrumentarien (wichtig hierbei ist
v.a. die langfristige Kontrolle der Implementierung sowie der
tatsächlichen Erfolge)
Fazit:
Speziell in der Beschaffung können im Zuge eines angepassten Working Capital Managements die Liquidität sowie die Unternehmensrentabilität gerade in Zeiten der ökonomischen Krise auf Dauer erhöht und v.a. gesichert werden.
Über Kloepfel Consulting
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