Projekt-Interview Ubbo-Emmius-Kliniken

Kloepfel Magazin September 2014

ubbo-logoBranche: Healthcare
Umsatz: 90 Mio. Euro
Mitarbeiter: 1.500

Optimierungsmaßnahmen u.a.:
– Ausschreibungen und Lieferantenwechsel – Beispielwarengruppe: medizinische Verbrauchsmaterialien
– Lieferantenbündelung in den Warengruppen Tinte Toner und Büromaterial und Handschuhe
– Verhandlung von Naturalrabatten und Jahresboni
– Optimierung der Zahlungskonditionen
– Dienstleisterbündelung – Aufzugswartung

Erfahrungsbericht eines Einkaufsoptimierungsprojektes von Verwaltungsbetriebswirt (VWA) Thomas Hippen, Mitglied der Geschäftsführung und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens der Ubbo-Emmius-Kliniken, und Heiko Goldenstein, Leiter Controlling.

Waren Sie zu Projektbeginn skeptisch oder eher aufgeschlossen?

Thomas Hippen: Wir waren aufgeschlossen, weil schlicht Handlungsbedarf für personalneutrale Einsparungen bestand. Zudem verließ uns unser Wirtschaftsleiter, wodurch wir die Chance hatten, uns komplett neu aufzustellen.

Heiko Goldenstein: Das kann ich bestätigen. Hinzu kam, dass zwei Häuser miteinander fusionierten und der Artikelkatalog nicht konsolidiert war. Uns war klar, dass wir nur durch externe Unterstützung die nötige Manpower hatten, ein solches Projekt zum Erfolg zu führen.

Was waren die größten Herausforderungen zu Beginn des Projektes?

Thomas Hippen: Die Datenaufbereitung war – insbesondere vor dem Hintergrund der Fusionierung zweier Häuser – die größte Herausforderung. Wir mussten uns mit Hilfe des Kloepfel/Bredehorst-Teams zunächst einmal einen Überblick über Konditionen und Verträge verschaffen.

Inwieweit hat sich das Optimierungsprojekt auf die Versorgung der Patienten ausgewirkt?

Heiko Goldenstein: Die Patienten haben nichts zu spüren bekommen. Die Mitarbeiter schon. Die Pflegerinnen und Pfleger waren leicht zu motivieren und waren schnell dabei. Die Ärzte waren da schon kritischer eingestellt. Viele wollten von bestimmten Handlings und Materialien nicht umsteigen. Aber letztlich konnte man sich einigen. Nur das Thema Gips wurde zurückgestellt, da die Ärzte hier blockierten. Aber auch hier fand das Kloepfel/Bredehorst-Team eine alternative Lösung.

Inwiefern wirkt sich die Optimierung nachhaltig auf Ihr Tagesgeschäft aus?

Thomas Hippen: Die gesamten Abläufe haben sich geändert und wurden auch angenommen. Wir können jetzt gut auf die Projekterfolge aufsatteln und haben neue Zahlungskonditionen eingeführt. Derzeit sind wir noch dabei, unsere Logistik zu optimieren.

Wie würden Sie die Arbeitsweise des Kloepfel/Bredehorst-Projektteams mit drei Worten beschreiben?

Thomas Hippen: Freundlich, zielstrebig, kompetent.

Gemeinsame Projekterfolge sind auch immer personenabhängig. Wir sprechen davon, dass wir in den Projekten Kollegen auf Zeit sind. Wie war Ihr Empfinden?

Thomas Hippen: Das Kloepfel/Bredehorst-Team konnte recht schnell ein kollegiales Verhältnis herstellen und sich in unser Haus integrieren.

Heiko Goldenstein: Die Berater wussten, wovon sie sprachen und gewannen so durch ihre Kompetenz schnell auch an Akzeptanz.

Der ein oder andere Lieferant musste sich erst daran gewöhnen, neben den vertrauten Ansprechpartnern Ihres Unternehmens auch neue Gesichter am Verhandlungstisch zu sehen. Wie haben Sie diese Situationen erlebt und welche Reaktionen gab es von Seiten der Lieferanten?

Thomas Hippen: Da muss man zwischen den lokalen und bundesweiten Lieferanten unterscheiden. Die bundesweiten Lieferanten verhielten sich sportlich, hier gab es keine große Unruhe. Bei den lokalen Lieferanten kam es schon vor, dass sie fragten, warum jetzt beispielsweise Preise neu verhandelt werden. Hier hat es die Klinik aber immer wieder geschafft, den Weg zu ebnen und durch offene Kommunikation zwischen den Beteiligten eine Lösung herbeizuführen.

Wie ist Ihr Fazit nach Projektende?

Thomas Hippen: Die Ergebnisse sprachen für sich, wir können ein solches Projekt nur weiterempfehlen.