Sind Ihre Einkäufer glücklich?

Kloepfel Magazin Februar 2015

Unternehmen, die Ihren Einkauf nachhaltig aufgebaut haben, haben auch zufriedenere und produktivere Mitarbeiter im Einkauf. Das Thema Nachhaltigkeit steht oftmals für Umweltschutz und Energieeffizienz. Doch auch die ökonomischen und sozialen Aspekte sind nicht zu vernachlässigen: Nachhaltige Mitarbeiterführung und strategische Prozessabläufe sollten das A und O in jedem Unternehmen sein, sowohl ethisch als auch wirtschaftlich.

Strategiediagramm © fotogestoeber - Fotolia

Strategiediagramm © fotogestoeber – Fotolia

Immer mehr Anforderungen, immer weniger Vertrauen. Heutige Einkäufer sehen sich oft mit Erwartungen konfrontiert, denen sie nicht mehr nachkommen können. Material soll schnell, günstig und in hoher Qualität beschafft werden, ohne Schwierigkeiten zu verursachen – Schulungen und eine angemessene Mitarbeiterzahl? Dafür wird kein Budget eingeplant, da der Einkauf keine Gewinne erzielt. Es muss schließlich „nur“ etwas bestellt werden – das kann doch nicht so schwer sein. Wer hier nun zustimmend nickt, ist auf dem Holzweg. Denn die Realität sieht anders aus.

Das richtige Fundament für einen erfolgreichen – und rentablen – Einkauf ruht auf 6 Säulen:

• Strategie
• Prozesse
• Organisation
• Mitarbeiter
• Methoden/Werkzeuge
• Controlling

Diese Säulen stehen nicht für sich alleine, sondern bedingen sich gegenseitig. Wegen dieser Interdependenz sind Verbesserungen nur eines Aspektes um ein Vielfaches schwächer, als wenn alle aufgewertet werden. Daher auch dieser gesamtheitliche Ansatz.

Strategie

Auch für den Einkauf gilt, dass Strategien der Zielerreichung dienen. Somit ist es erforderlich, den Einkauf um eine strategische Planung zu erweitern. Im Wesentlichen liegt hier die Betrachtung auf Materialien und Lieferanten. Die wohlüberlegte Bündelung von Bestellungen spart Kosten und reduziert den Arbeitsaufwand, der im Gegensatz dazu bei Impulskäufen entsteht. Parallel dazu werden Lieferanten neu organisiert, um die geänderten Bestellvorgänge optimal aufzuteilen.

Prozesse

Die Verschlankung von Bestellabläufen ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessoptimierung. Sie verkürzt den Weg zwischen Bedarf und Lieferung und bietet eine überschaubare Darstellung. So wird ein System eingeführt, in das Mitarbeiter ihre Bestellungen direkt an den Einkauf senden können, anstatt ungeordnet Aufträge an Lieferanten abzuschicken, die der Einkauf mühsam nachvollziehen muss.

Organisation

Ähnlich wie bei den Prozessen geht es bei der Organisation um Verschlankung. Hervorzuheben ist hierbei eine klare Aufgabenverteilung innerhalb der Einkaufsabteilung. An wen können sich die Abteilungen wenden, wer bestellt welche Produktgruppen, wer muss Aufträge absegnen? Klare Bestellketten lassen sich durch E-Procurement Systeme installieren, welche eine übersichtliche Darstellung aller Aufträge erlauben.

Mitarbeiter

Jeder organisatorische Schritt nach vorne kann nur mit entsprechend leistungsfähigen Mitarbeitern realisiert werden. Vielen Einkäufern werden permanent neue Aufgaben übergeben, Schulungen und die entsprechenden Weiterbildungen werden dabei häufig vernachlässigt. Dabei übersieht man vielfach die Komplexität des Einkaufs, und die Mitarbeiter werden nicht ausreichend unterstützt. Weiterhin ist Vertrauen, Verantwortung und eine angemessene Vergütung das Fundament, auf welches die Geschäftsleitung bauen sollte. Denn Motivation entsteht nicht von allein: Mit persönlichen Anreizen und der entsprechenden Anerkennung wird ein Einkäufer seine Leistung erheblich steigern, was wiederum dem Unternehmen zu Gute kommt.

Methoden/Tools

Engagement ist jedoch nicht alles, es muss auch durch die richtigen Arbeitsmethoden umgesetzt werden. Darunter fallen sowohl das Lieferanten- als auch das Materialgruppenmanagement. Mit diesen Werkzeugen lassen sich kostengünstigere Bestellvorgänge erzielen, da sich z.B. durch Volumenrabatte vorteilhaftere Konditionen ergeben.

Interne Abläufe lassen sich durch ABC-Analysen, welche die Priorität von Gütern oder Posten darstellen, und einer gründlichen Kostenstrukturanalyse verbessern. Denn oftmals lassen sich in scheinbar starren Prozessen finanzielle Mittel einsparen, die man weitaus besser nutzen kann.

Controlling

Über allen Einzelabläufen steht das Einkaufscontrolling. Es sorgt durch genaue Überwachung der Vorgänge dafür, dass der Einkauf rentabel bleibt und entstehende Potenziale ausnutzt. Dazu gehört ein strukturiertes Kennzahlensystem, welches alle Firmenposten gegeneinander aufwiegt und somit deren Übersichtlichkeit gewährleistet. Weiterhin bedient das Controlling Aspekte wie die Materialpreisentwicklung und Teile des Risikomanagements. Durch diese übergeordnete Position kann der Einkauf im Voraus auf Marktschwankungen reagieren und flexiblere Entscheidungen treffen.

Das Prinzip der schlichten Bestellabteilung ist längst überholt. Durch globales Sourcing und steigendenden Wettbewerbsdruck, muss sich der Einkauf um weitaus mehr kümmern als früher. Daher sollte sich jedes Unternehmen fragen: Ist unser Einkauf gut aufgestellt?

Autor
Andreas Winter
Kontakt: info@kloepfel-consulting.com
Telefon: 0211/882 594 17
Leiter Einkaufsstrukturoptimierung