Tipps zu Einsparungen bei Büromaterialien - von Marcus Konrad

Bei Büromaterialien lohnt sich zunächst eine Prozessbetrachtung. In den vergangenen Jahren verbreitete sich die Bestellung über einen Webshop (bspw. wöchentliche Sammelbestellung   über eine zentrale Stelle) stark verbreitet.  Damit sich dies jedoch richtig lohnt, stellen Mitarbeiter häufig Pakete zusammen und füllen somit – neben den Kassen der Lieferanten – auch die Büroschränke. Heute geht der ideale Einkäufer beispielsweise den Weg über einen „offenen Zugang“. Hierbei werden die Büromaterialien in einem offenen Schrank gelagert und vom C-Artikel Lieferanten – meist sogar in Verbindung mit einem VMI-Verfahren (Vendor Management Inventory) aufgefüllt. Somit hat jeder Mitarbeiter ständigen Zugriff auf die benötigten Utensilien und ein Horten von Materialien wird vermieden. Auch im Bereich der Drucker und Toner sind nicht unerhebliche Einsparungspotentiale vorhanden. Beispielsweise durch das Outsourcen der gesamten Drucker. In diesem Fall bezahlt man nun mehr pro gedruckte Seite. Der Lieferant übernimmt das Tonermanagement, wodurch jeder Toner eindeutig einem Drucker zugeordnet wird. Somit wird die Effizienz des Toners überwacht und der Dienstleister stellt sicher dass die Toner auch wirklich ausgenutzt werden. Abhängig vom bisherigen Beschaffungsprozess und den bestehenden Konditionen, sind Einsparungen von bis zu 30 Prozent generierbar.